Questione di titoli e di coltello da pesce
Parliamo di netiquette e di quella noiosa cosa che è cominciare a scrivere una mail di business
Tempo fa quando la corrispondenza tra persone o aziende avveniva via lettera, la scrittura era sicuramente più formale ma anche più standard. Si esordiva con un classico Gent.mo, Preg.mo, Egr. oppure, in caso si trattasse di una azienda, Spett.le, abbreviazioni che ancora oggi vengono usate, ma che certamente stridono in una mail, che ha tempi veloci e modalità di lettura diverse (a cominciare dal cellulare).
Ma qual è il modo migliore per cominciare a scrivere una mail ad un cliente, fornitore, società, senza sembrare pedanti o ingessati, pur restando educati, sintetici e chiari?
Cominciamo dalla questione più spinosa: i titoli.
Prima regola: se siete incerti sul titolo della persona a cui state scrivendo, tagliate la testa al toro e non usateli. In questo modo vi evitate di affibbiare una carica sbagliata o - cosa ancora più fastidiosa - non assegnare il titolo a chi invece lo possiede.
Ad esempio, andiamo nelle sfumature. Meglio utilizzare solo nome e cognome, piuttosto che farli precedere da un generico Signor o Signora, che possono svilire chi invece una carica o un titolo li ha:
La Signora Bianchi voleva fissare un appuntamento
suona sicuramente differente da
L’avvocato Bianchi voleva fissare un appuntamento.
E quindi che si fa? Come si comincia?
Esordite semplicemente con un saluto:
Buongiorno, le scrivo per…
Buonasera, ho ricevuto la sua mail e…
Nel corpo della mail riferendovi ad una persona di cui non conoscete la carica, usate nome e cognome, ma mai solo il cognome (potrebbe essere un tono un po’ rude) e tantomeno solo il nome (troppo confidenziale):
Ho parlato della questione con Mario Rossi e mi ha detto…
suona differente da
Ho parlato della questione con Rossi e mi ha detto…
o da
Ho parlato della questione con Mario e mi ha detto…
Ovviamente il livello di formalità dipende dal settore in cui lavorate, dall’oggetto della mail e dal grado di confidenza che avete con il destinatario. Questi piccoli tips sono destinati ad una corrispondenza generica, fuori da casi specifici. Un po’ come succede con l’apparecchiatura della tavola. Se sarà servito pesce nella vostra mise en place compariranno le posate da pesce, ma se il menù prevede l’amatriciana allora quelle posate lì siccome non serviranno, spariranno.
