Perché dovreste smetterla di usare WhatsApp come una mail
Molteplici modalità di comunicazione generano confusione e rallentano il lavoro
Sono ormai numerosi gli strumenti che abbiamo a disposizione per passare informazioni e collaborare con clienti e colleghi. La mail, chat di WhatsApp, messaggi su Messenger di Facebook o Instagram, sistemi collaborativi tipo Slack, solo per elencare i più noti e diffusi.
Per chi come me lavora con diverse tipologie di dati (testi, immagini, testi+immagini, codice, video) radunare tutti i materiali e farli convergere verso lo stesso punto per dare un ordine allo sviluppo, è diventato un’impresa. Foto inviate su Instagram, comunicazioni volanti su Messenger, vocali su WhatsApp e magari anche conversazioni telefoniche.
Il top l’ho raggiunto quando da un cliente mi è arrivata una risposta a una mail con un whatsapp.
Un grande caos!
Ma perché succede questo?
Prima di tutto perché le persone hanno poco tempo e WhatsApp è l’app universalmente più facile, più usabile, più intuitiva mai creata sulla faccia della terra. E quindi è anche la più veloce e più diffusa. In più considerando che la maggior parte delle informazioni ormai vengono gestite tramite lo smartphone, diventa più pratico pescare dal telefono la info e spedirla: più semplice che inviare una mail.
Quindi WhatsApp è veloce, ma rimane pur sempre un’app di messaggistica. Infatti è soprattutto pratica per chi invia, ma non sempre per chi riceve. Chi riceve un documento deve avere, ad esempio, lo spazio adatto per salvarlo sul suo telefono e poi spesso deve trasferire il file dal telefono al desktop. In certi casi limite si arriva a doversi ricopiare i dati spediti come immagine (pensate a un commercialista che invia un F24 con una foto).
Eppoi la cosa più importante: si perde il filo del lavoro. L’history è tutta disseminata lungo il percorso, come le mollichine di pane di Hansel e Gretel o Pollicino. Alla fine si può anche trovare la strada maestra, ma ci vogliono giorni.
Senza contare che a distanza di tempo, quando ti serve recuperare qualche informazione su un lavoro terminato, è difficile ricordare come ti era stata inviata: mail? whatsapp personale? chat di gruppo? oppure messenger? oppure no, forse mi era stata inviata su Dropbox o era un WeTransfer???… Capite che se poi a collaborare su quel lavoro è più di una persona, il disastro è davvero annunciato.
Quindi per evitare ritardi, errori e confezionare un lavoro pulito e tranquillo:
- usate WhatsApp per comunicazioni istantanee (imprevisti, ritardi a un appuntamento, comunicazioni informali);
- usate la mail per invio di materiali (pdf, immagini, testi, link) e quando dovete conservare la cronistoria di quel dato caso (comprese approvazioni e note del cliente);
- preferite copiare nella mail il link di WeTransfer anziché l’invio automatico, così una volta che i file non saranno più disponibili, almeno è recuperabile il testo che li accompagnava e la data;
- utilizzate i social per socializzare, anche a livello corporate, ma non come supporti collaborativi a fini professionali.
E infine ricordate che una mail (ben tenuta e ben gestita) è sempre più sicura e riservata, rispetto a una chat di un social qualsiasi.
